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知識+No.143 :檔案清理與檔案銷毀

  • 最後異動時間: 2019-10-15
  • 發布單位: 臺中市石岡區公所

一、前言

檔案法第12條規定,各機關銷毀檔案,應先制定銷毀計畫及銷毀之檔案目錄,送交檔案中央主管機關審核。有關檔案銷毀的作業流程,本局訂頒的機關檔案管理作業手冊第16章有詳盡說明,然而,因各個機關管有的檔案樣態多元,且檔案管理人員更替頻繁,所以在銷毀實務作業,本局常接到各式各樣提問。以下,僅將機關較常詢問且重要問題臚列說明。

二、檔案銷毀常見問題

  • Q1:檔案清理與檔案清查有什麼不同?
    A:檔案清理與清查的定義如下:
    • 1.檔案清理:檔案法施行細則第6條第1項第6款規定,「清理」係依檔案目錄逐案核對,將逾保存年限之檔案或已屆移轉年限之永久保存檔案,分別辦理銷毀或移轉,或為其他必要之處理。
    • 2.檔案清查:依機關檔案管理作業手冊12.4.3規定,「清查」係指檔案管理人員依照檔案目錄,逐案或逐件核對管有檔案並檢查其保存狀況之過程。檔案清查清單參考格式如圖1所示。

    由上述法規的定義可以瞭解清查與清理之功能與目的實有不同,清查係瞭解檔案保存狀況之基礎事項,例行清查做得好,後續辦理檔案清理煩惱少,所以機關在辦理檔案銷毀與移轉等清理作業前,為求審慎周延,必先經過清查程序不可少,檔案清查可說是檔案清理之重要前置準備作業。

    圖1 檔案清查清單參考格式
    圖1 檔案清查清單參考格式
  • Q2:報送檔案銷毀目錄前,一定要先送史政機關嗎?
    A:依機關檔案保存年限及銷毀辦法第9條規定,各機關檔案銷毀目錄”得”提供史政機關檢選。爰機關得衡酌擬銷毀檔案之內容及性質,決定是否送史政機關檢選,報送之順序應先送史政機關後再送本局審核。另外,經史政機關檢選之檔案,應依機關檔案管理作業手冊16.4.1.1及16.4.1.3規定,於報送本局審核之檔案銷毀目錄及檔案銷毀計畫分別註記哦,如圖2所示。
    圖2 檔案銷毀計畫中史政機關檢選註記欄位
    圖2 檔案銷毀計畫中史政機關檢選註記欄位
  • Q3:經史政機關檢選檔案,如經檔案局審核後屬不得銷毀者,該如何處理?
    A:送交史政機關之檔案,需已屆保存年限且經機關確認無續存價值,並經本局審核同意銷毀。若檔案經本局審核後屬應延長保存年限或永久保存等尚不得銷毀情況者,則該檔案仍應於原機關續存,或俟屆期後辦理鑑定,不得送交史政機關。
  • Q4:機關早期的永久保存檔案,現在認為並不需要永久保存,如要辦理銷毀應該怎麼做?
    A:檔案的保存價值可能隨時空環境而改變,其保存年限係依檔案產生時所適用之檔案保存年限區分表 (以下稱區分表),因此,早期永久保存檔案如依機關現行區分表,其保存年限屬定期保存者,應依照檔案保存價值鑑定規範及機關檔案管理作業手冊第15章規定,辦理檔案保存價值鑑定。鑑定時,應考量時空環境及歷史背景等因素;鑑定結果認為確無永久保存之必要者,始得修正為定期保存之檔案,其銷毀作業,應於屆滿保存年限後,將鑑定報告併同檔案銷毀計畫與目錄,依規定程序函送本局審核。檔案鑑定報告如圖3所示。
    圖3 檔案鑑定報告參考格式
    圖3 檔案鑑定報告參考格式
  • Q5:機關早期檔案,原定保存年限較短,但是依機關共通性檔案保存年限基準表所訂保存年限為永久保存,是否還能進行銷毀?
    A:本局訂頒之機關共通性檔案保存年限基準(以下簡稱基準),係作為機關共通性檔案保存年限判定之最低標準及其清理處置之依據,若機關檔案符合基準之適用範圍,保存年限不得低於基準之規定,應依基準調整為永久保存,不得銷毀。
  • Q6:機關檔案管理作手冊16.4.1.8規定,檔案管理人員執行檔案銷毀時,應依媒體型式,選用適當之銷毀方法,會同相關單位派員全程監控,請問「會同相關單位」,一定要請政風室嗎?
    A:檔案管理人員執行檔案銷毀時,應依媒體型式,選用適當之銷毀方法,會同相關單位派員全程監控,其用意係在規範機關覈實執行檔案銷毀作業,並未明文由政風人員監毀。所以檔案監毀人,機關應本於權責妥適指派,惟須簽請機關權責長官核准後辦理。
  • Q7:公立高中(職)以下學校已非檔案法準用範圍,其檔案銷毀應如何辦理?
    A:檔案法業於97年9月1日修正施行,公立高中(職)以下學校非其準用之範圍,其辦理檔案銷毀,已無須報送本局同意。另外,本局於97年8月函送「公立高中職以下學校因應檔案法第28條修正條文配合辦理事項」,請教育部統籌規劃、督導與考核。有關公立高中(職)以下學校檔案之銷毀作業,請洽詢教育部或該管教育局(處)釋疑。
  • Q8:日前收到目錄彙送管考系統寄送的銷毀目錄彙送稽催通知信,請問有何應行事項尚未辦理?
    A:依機關檔案管理作業手冊16.4.1.8第2目規定略以,經核准且完成銷毀之檔案,其檔案目錄已彙送至檔案局者,檔案管理人員應完成相關目錄之註記,並轉出符合格式之檔案電子目錄,重新辦理目錄彙送,俾刪除已公布於機關檔案目錄查詢網之檔案目錄,以維其資料之正確性。若所收到目錄彙送管考系統通知信的信件內容為提醒辦理銷毀註記重新彙送者,表示機關尚未進行上述重新目錄彙送作業,應依規定儘速辦理!

三、結論

檔案係機關處理公務而產生的各類紀錄,具有機關行政稽憑價值,因此在辦理檔案銷毀作業更應審慎對待。透過本文的問與答,期望能夠使機關檔案管理人員們對於檔案銷毀有深一層的認識,並順遂相關工作之進行。

圖4 目錄彙送管考系統畫面
圖4 目錄彙送管考系統畫面

  • 市府分類: 宣導活動
  • 發布日期: 2019-05-17
  • 點閱次數: 85

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