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知識+ No.140:國家檔案的健康檢查-以紙質類檔案為例

  • 最後異動時間: 2019-10-15
  • 發布單位: 臺中市石岡區公所

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國家檔案的健康檢查-以紙質類檔案為例

國家檔案的健康檢查-以紙質類檔案為例

機關檔案或因年代久遠或因典藏環境不佳,導致其劣化及蟲蛀霉蝕,因此經審選徵集成為國家檔案移轉至本局後,在入庫前皆會進行檔案的保存狀況檢視,藉以診斷檔案的健康情形,以規劃後續修護處置。本文特就紙質類國家檔案保存狀況檢視相關作業執行概況加以介紹。

國家發展委員會檔案管理局 檔案典藏組科員 陳詩蓉

壹、前言

檔案保存狀況檢視係國家檔案入庫前置作業之一,入庫前均依照「停、看、清」3步驟來進行檢視作業。本局現典藏之國家檔案以紙質類為大宗,以下就以紙質類國家檔案之保存狀況檢視作業步驟作一簡要說明。

貳、保存狀況檢視作業步驟

  • 一、停:逐案核對實體檔案與資訊
    各機關之檔案移轉目錄均需匯入國家檔案資訊系統,據以確認移轉目錄資訊與實體檔案封面記載資訊是否相符。相符者,即逐卷以6B鉛筆註記檔號(年度號+分類號+案次號+卷次號)於檔案原件封面右上角,便利日後調案時可快速辨認調檔。
  • 二、看:判定檔案保存狀況
    進行檔案保存狀況檢視時,應逐頁小心翻閱檔案,例如:觀察紙張劣化、黃化、破損或蟲蛀情形;若有附件袋亦應確認內容物並加以註記概要資訊。

    移轉檔案依國家檔案管理作業手冊所定原則,逐卷檢視後並登錄其保存狀況。檔案依受損程度區分4級:

     

    (一)第1級:嚴重蟲蛀、腐朽、沾黏、脆化、粉化、紙材或媒材變質致內容字跡無法判讀,檔案無法翻閱或已形成檔案磚,屬嚴重破損之檔案(圖1),因水損造成檔案破損嚴重,已無法判讀其內容。此等級的受損檔案,不但難以翻閱,即使經過修護揭除沾黏、回拼碎片也很難判讀內容文字資訊。

     

    圖1 受損1級檔案
    圖1 受損1級檔案
    (二)第2級:局部蟲蛀、破損、脆化、撕裂痕、褐斑或發霉,紙材或媒材變質致影響內容字跡判讀,檔案難以翻閱,屬中等破損之檔案(圖2),檔案破損且有裂痕、摺痕及蟲蛀情形。此等級之受損檔案需經修護後方可提供應用。

     

    圖2 受損2級檔案
    圖2 受損2級檔案
    (三)第3級:局部輕微破損、撕裂痕、泛黃、摺痕,檔案可翻閱,屬輕微破損之檔案(圖3),檔案左下邊緣有破損或摺痕情形,但不影響翻閱。此等級之受損檔案暫無需修護,簡易補強後即可提供應用,但使用時仍需小心翻閱以免擴大破損狀況。

     

    圖3 受損3級檔案
    圖3 受損3級檔案
    (四)良好:檔案紙材及媒材狀況穩定,無明顯變色、撕裂痕、變形皺褶之檔案(圖4),紙張無明顯變色,且依規定裝訂完成,無立即劣化之虞。此類檔案可直接提供應用。

     

    圖4 保存狀況良好檔案
    圖4 保存狀況良好檔案
  • 三、清:清除檔案上之金屬物及塵埃
    許多機關慣用釘書針、強力夾、長尾夾或迴紋針來固定檔案,此種加固方式會增加檔案受損風險,時間一久易產生鐵銹斑(圖5),因此在進行保存狀況檢視時,應使用除釘器小心將金屬物去除;又檔案表面如有塵埃等髒污,應以軟羊毛刷(圖6)輕輕掃除,以減緩檔案劣化速度。
    圖5 裝有訂書針及迴紋針造成鐵銹斑
    圖5 裝有釘書針及迴紋針造成鐵銹斑
    圖6 軟羊毛刷
    圖6 軟羊毛刷

    為減少去除釘書針等金屬物時對檔案所造成的傷害,除針時可先於釘書針下方墊一塊塑膠墊(圖7、圖8),再輕輕翻起訂書釘,加以揭除。

    圖7 塑膠墊置於訂書針下
    圖7 塑膠墊置於訂書針下
    圖8 另一面同樣墊塑膠墊再除針
    圖8 另一面同樣墊塑膠墊再除針

參、結語

國家檔案保存狀況檢視,除了必須在入庫前進行外,依國家檔案管理作業手冊第9章檔案清查之規定,入庫後亦應定期清查檔案,藉以確認檔案保存情況,針對異常情形之檔案,瞭解其發生異常原因,進行適當之處理。檔案保存狀況檢視是檔案整理保管作業中相當重要的一項工作,檔案管理人員必須確實掌握檔案的保存狀況,及早就狀況異常之檔案進行後續處理,方能確保檔案內容之可讀性與檔案原件之可用性,以延續檔案價值。

 
 
參考資料
  1. 國家發展委員會檔案管理局。《國家檔案管理作業手冊》新北市:檔案局,民108。
  2. 張元鳳。《檔案保存維護手冊-01紙質類檔案破損修護》臺北市:檔案局,民92。
  3. 夏滄琪等,《檔案保存維護手冊-07檔案入庫保管》臺北市:檔案局,民95。

  • 市府分類: 便民服務
  • 發布日期: 2019-02-19
  • 點閱次數: 25