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國家檔案的健康檢查-以紙質類檔案為例

機關檔案或因年代久遠或因典藏環境不佳,導致其劣化及蟲蛀霉蝕,因此經審選徵集成為國家檔案移轉至本局後,在入庫前皆會進行檔案的保存狀況檢視,藉以診斷檔案的健康情形,以規劃後續修護處置。本文特就紙質類國家檔案保存狀況檢視相關作業執行概況加以介紹。
壹、前言
檔案保存狀況檢視係國家檔案入庫前置作業之一,入庫前均依照「停、看、清」3步驟來進行檢視作業。本局現典藏之國家檔案以紙質類為大宗,以下就以紙質類國家檔案之保存狀況檢視作業步驟作一簡要說明。
貳、保存狀況檢視作業步驟
- 一、停:逐案核對實體檔案與資訊
各機關之檔案移轉目錄均需匯入國家檔案資訊系統,據以確認移轉目錄資訊與實體檔案封面記載資訊是否相符。相符者,即逐卷以6B鉛筆註記檔號(年度號+分類號+案次號+卷次號)於檔案原件封面右上角,便利日後調案時可快速辨認調檔。 - 二、看:判定檔案保存狀況
進行檔案保存狀況檢視時,應逐頁小心翻閱檔案,例如:觀察紙張劣化、黃化、破損或蟲蛀情形;若有附件袋亦應確認內容物並加以註記概要資訊。
移轉檔案依國家檔案管理作業手冊所定原則,逐卷檢視後並登錄其保存狀況。檔案依受損程度區分4級:圖1 受損1級檔案圖2 受損2級檔案圖3 受損3級檔案圖4 保存狀況良好檔案 - 三、清:清除檔案上之金屬物及塵埃
許多機關慣用釘書針、強力夾、長尾夾或迴紋針來固定檔案,此種加固方式會增加檔案受損風險,時間一久易產生鐵銹斑(圖5),因此在進行保存狀況檢視時,應使用除釘器小心將金屬物去除;又檔案表面如有塵埃等髒污,應以軟羊毛刷(圖6)輕輕掃除,以減緩檔案劣化速度。圖5 裝有釘書針及迴紋針造成鐵銹斑圖6 軟羊毛刷為減少去除釘書針等金屬物時對檔案所造成的傷害,除針時可先於釘書針下方墊一塊塑膠墊(圖7、圖8),再輕輕翻起訂書釘,加以揭除。
圖7 塑膠墊置於訂書針下圖8 另一面同樣墊塑膠墊再除針
參、結語
國家檔案保存狀況檢視,除了必須在入庫前進行外,依國家檔案管理作業手冊第9章檔案清查之規定,入庫後亦應定期清查檔案,藉以確認檔案保存情況,針對異常情形之檔案,瞭解其發生異常原因,進行適當之處理。檔案保存狀況檢視是檔案整理保管作業中相當重要的一項工作,檔案管理人員必須確實掌握檔案的保存狀況,及早就狀況異常之檔案進行後續處理,方能確保檔案內容之可讀性與檔案原件之可用性,以延續檔案價值。
參考資料
- 國家發展委員會檔案管理局。《國家檔案管理作業手冊》新北市:檔案局,民108。
- 張元鳳。《檔案保存維護手冊-01紙質類檔案破損修護》臺北市:檔案局,民92。
- 夏滄琪等,《檔案保存維護手冊-07檔案入庫保管》臺北市:檔案局,民95。