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知識+No.148 :檔案移交實務面面觀

  • 最後異動時間: 2020-02-25
  • 發布單位: 臺中市石岡區公所

檔案移交實務面面觀

檔案移交
 

檔案管理人員常因組織調整、業務異動等情形,必須辦理檔案移交作業,以下就常見之移交問題提供說明,讓機關檔管同仁能順利完成移交作業。

國家發展委員會檔案管理局檔案徵集組科員 羅方吟

壹、前言

機關因組織改組、部分業務移撥、改制為公營事業機構或裁撤,依規定應辦理檔案移交作業,國家發展委員會檔案管理局(以下簡稱本局)就檔案移交機關及接管機關之移交處理步驟,已編訂於機關檔案管理作業手冊供機關參考;為能讓機關檔管同仁快速上手,本文就各機關在實務執行上常遇到的問題,提供相關做法說明,希望有助於檔案移交業務的順利進行。

貳、作業程序

機關檔案移交除依檔案法、檔案法施行細則、機關檔案管理作業手冊等規定辦理外,其作業流程包括成立檔案移交專案小組、整理移交檔案、編製檔案移交目錄(如圖1)、轉出移交檔案電子目錄、檔案裝箱或電子檔案封裝、檔案點交、作成交接紀錄(如圖2)、電子目錄轉入系統及接管檔案管理等事項。

圖1 檔案移交目錄(參考格式)
圖1 檔案移交目錄(參考格式)
圖2 檔案移交交接紀錄(參考格式)
圖2 檔案移交交接紀錄(參考格式)

各作業流程,涉及檔案移交範圍、方式、時間、典藏處所等事項之確認;因此檔案移交能順利完成之關鍵,在於移交機關、接管機關雙方依循相關規定,就移交、接管工作事項充分的溝通與協調。

參、實務執行常見問題與做法說明

本局曾於檔案樂活報第93期檔案知識+〈乾坤挪移-檔案移交之武功心法〉介紹檔案移交與移轉之區別、移交流程與常見問題解答秘笈。今再次整理機關檔管同仁辦理檔案移交時,最愛問的Q&A如下:

  • Q1:移交前尚未完成解密程序的機密檔案,可以辦理移交嗎?
    A:機密檔案移交前,應依國家機密保護法、機密檔案管理辦法、文書處理手冊或相關業務法令規定,辦理機密等級變更或解密;在移交時還沒有完成解密的機密檔案,仍然應該移交,但是機密檔案要和一般檔案分別造冊,再移交給檔案接管機關。
  • Q2:檔案移交目錄有固定格式嗎?
    A:依機關檔案管理作業手冊第18章「移交」規定,檔案移交要編製檔案移交目錄(手冊訂有參考格式),檔案移交及接管機關可視需要訂定格式,但以移交及接管機關雙方實際點交時,可以確認為原則。
  • Q3:移交檔案裝箱要注意哪些事項?檔案點交一定要逐件或逐卷清點,還是可逐案點交?
    A:檔案移交機關應該要把移交檔案整理齊備,檔案實體順序要和檔案移交目錄順序一致,並且覈實清點後裝箱;至於檔案點交是採逐件、逐卷或逐案,以檔案移交機關及接管機關雙方可以點交確認為原則。
  • Q4:檔案接管後,接管機關需要重新辦理立案編目嗎?如何和接管機關原有的檔案做區分呢?
    A:在移交前已經完成編目建檔的檔案,接管機關不必重新辦理立案編目。尚未完成立案編目的檔案,接管機關應該要依移交機關的原分類表繼續辦理檔案分類編案及編目建檔作業;無論在移交前已經完成或是還沒有完成立案編目的檔案,建議在分類號前面增加代碼,以和接管機關原有檔案區別。
  • Q5:移交機關如已結案,但尚未歸檔的公文,接管機關要怎麼處理?
    A:檔案移交機關應該要查檢各業務承辦人員的案件歸檔情形,對於辦畢尚未依規定期限歸檔的檔案,應辦理稽催;經核准延後歸檔而還沒歸檔的案件,應該要作成紀錄,一併列入移交。檔案接管機關應請檔案移交機關,就未歸檔案件持續稽催歸檔後,再另案辦理移交。

肆、結語

檔案管理人員在辦理檔案移交前,應就時程規劃及相關事項,由移交機關與接管機關雙方進行充分的溝通與合作。如想進一步知道更多檔案移交的做法說明,可以到本局全球資訊網「機關服務/諮詢溝通/常見問答/機關檔案移交接管作業」、「機關服務/文書檔案管理/檔案移交/Q&A」或「機關服務/文書檔案管理/機關檔案管理制度/鑑定與清理/移交」項下查閱。

  • 市府分類: 便民服務
  • 發布日期: 2019-10-21
  • 點閱次數: 21